Håndterer bedriften din fortsatt timelistene manuelt eller i Excel? Da kan det være på tide å tenke annerledes. Ifølge EU-regler må nemlig arbeidsgivere ha et system for å holde styr på arbeidstidene – og i Danmark venter snart en ny lovgivning om akkurat dette. Her får du oversikt over den nye loven om timeregistrering.
For mange bedrifter er digital timeregistrering en naturlig del av hverdagen – ikke rart med tanke på alle fordelene dette innebærer for både bedriftene og medarbeiderne. Men visste du at det allerede nå finnes EU-regler som sier at arbeidsgivere må ha et system for timeregistrering? Og at disse reglene nå også er på vei til å bli implementert i medlemslandenes egne lovgivning? Faktum er at dette allerede er på vei til å bli virkelighet i Danmark – der har nemlig en ny lov om timeregistrering nylig blitt vedtatt av Folketinget. Nøyaktig hva dette innebærer kommer vi til å se nærmere på litt senere. Men la oss først gå gjennom hvordan alt begynte.
Hva er bakgrunnen for den nye loven om timeregistrering?
For å forstå den nye loven må vi gå tilbake til 2019 og en dom fra EU-domstolen. Det alt handlet om var at en spansk fagforening anklaget Deutsche Bank for å bryte mot EU's arbeidsdirektiv, dette fordi banken manglet et system for å holde styr på de ansattes arbeidstimer. EU-domstolen fastslo da at alle ansatte innen medlemslandene må ha mulighet til å hevde sin rett til maksimal arbeidstid og hvileperioder i henhold til arbeidstidsdirektivet – og en forutsetning for dette er at det finnes et system for registrering av arbeidstid. Det er altså disse reglene som Danmark (og andre medlemsland i EU) nå er forpliktet til å implementere i sin nasjonale lovgivning.
Hva er formålet med disse reglene?
Å sikre gjennomsiktighet og rettferdighet på arbeidsplassen – i korthet er det dette de nye EU-reglene og den nye loven om timeregistrering tar sikte på. Ved å stramme inn reglene ønsker man å beskytte de ansattes helse og motvirke usunne arbeidsbelastninger. Bedriftene får et større ansvar for å opprettholde gode arbeidsforhold og for å dokumentere at arbeidstider og kompensasjoner behandles på en rettferdig og gjennomsiktig måte.
Hva betyr dette for meg som arbeidsgiver?
Hva betyr dette mer konkret? Jo, kort oppsummert stiller EU-reglene (som den danske loven er basert på) følgende krav til medlemslandene:
-
Alle ansatte skal kunne hevde sin rett til maksimal arbeidstid per uke (48-timersregelen), sammenhengende hviletid per døgn (11-timersregelen) samt minst en fridag i uken.
-
Bedriften må innføre et system for timeregistrering som er objektivt, pålitelig og lett tilgjengelig, og som registrerer de ansattes faktiske, daglige arbeidstid.
-
De ansatte skal ha tilgang til de registrerte opplysningene, og arbeidsgiveren er forpliktet til å lagre disse i fem år.
-
Timeregistreringssystemet bedriften bruker må være tilgjengelig for inspeksjoner fra myndighetene.
Merk at reglene angående arbeidstid og hviletid (første punkt i listen ovenfor) i seg selv ikke er nye; de er en del av EU's arbeidstidsdirektiv som har eksistert siden 2003. Det som derimot endres med de nye reglene er at man gjør det enklere å kontrollere at regelverket faktisk overholdes på arbeidsplassene.
Når trer loven om timeregistrering i kraft, og hvilke land berøres?
Lovforslaget gjelder Danmark og ble vedtatt av Folketinget den 23. januar 2024. Hvis alt går som planlagt, forventes den nye loven om timeregistrering å tre i kraft i landet allerede 1. juli 2024. Det er imidlertid verdt å merke seg at disse endringene ikke er unike for Danmark, og at lignende lovgivning kan forventes også i andre EU-land, inkludert de nordiske nabolandene. Med andre ord: Det er en god idé for alle arbeidsgivere i EU å holde seg oppdatert om utviklingen og utarbeide en plan for hvordan bedriften kan oppfylle de skjerpede kravene.
Følg loven om timeregistrering med et digitalt timeregistreringssystem – og dra samtidig nytte av disse fordelene
Utviklingen rundt den danske lovgivningen taler sitt tydelige språk: Bedrifter som fortsatt ikke har tatt steget fra timeregistrering med papir, penn eller Excel til en pålitelig digital løsning, har all grunn til å gjøre det nå. Ikke bare hjelper et moderne timeregistreringssystem bedriften med å overholde lovkrav og unngå rettslige konsekvenser – det bidrar også til å spare tid, redusere risikoen for feil og forenkle arbeidet for lønnsavdelingen. Dessuten: Å ha full kontroll over arbeidstidene og prosjektene deres blir en boost både for lønnsomheten og de ansattes trivsel – en klar vinn-vinn-situasjon.
Klar for en tryggere og mer effektiv timeregistrering?
Flex HRM Time er det komplette og fleksible timeregistreringssystemet som er tilpasset regelverket i de nordiske landene og som enkelt kan tilpasses etter din virksomhets behov. Rapporter arbeidstider, fravær, overtid og fleksitid, håndter prosjektene deres, følg opp sykefraværet, og mye mer – direkte på nettet eller på mobilen. Høres det smart ut? Kontakt oss så forteller vi deg mer om hvordan vi kan hjelpe deg og kollegaene dine med å få full kontroll over tiden med Flex HRM Time.
