”Det utgjør en enorm forskjell for oss å jobbe på denne måten”. Hele håndteringen av reiseregninger, timelister og arbeidsskjemaer behandles automatik og alt går så mye fortere.” Cathy Anderson vet, siden hun har vært med på Apollos reise i over 20 år. Cathy arbeider som gruppeansvarlig for lønnsadministrasjonen i bedriften som nå inngår i selskapet DER Touristik Nordic AB.
Frem til for to år siden hadde man ingen system for utlegg på DER Touristik Nordic AB. Alle ansatte leverte sine kvitteringer til lønnsadministrasjonen som igjen måtte holde orden på samtlige utlegg for deretter registrere dem manuelt. På Apollo har man over 200 ansatte som reiser og/eller har utlegg, så det er ikke vanskelig å forestille seg den enorme arbeidsbesparingen dette innebærer for bedriften.
– I tillegg til tidsbesparingen så er det også en trygghet i at systemet gjør dette for oss. All informasjon er samlet på et sted og risikoen for feilberegninger reduseres når alt er automatisert, forteller Cathy.
Populær app
Apollo begynte å se seg om etter et nytt lønns- og personalsystem under høsten 2016. Det tidligere systemet hadde de hatt i 20 år og de følte at det var på tide å finne noe mer moderne. Valget falt på Flex og siden sommeren 2017 har de brukt Flex HRM for timeraportering, vaktplanlegging, reiseregninger og lønn.
– Vi så på forskjellige systemer og endte opp med Flex siden det verket så lett og enkelt å jobbe med. Og det har vært lett å lære seg, både for oss som arbeider med lønn og for våre medarbeidere som registrerer i systemet.
Cathy forteller at mottagelsen overveiende har vært positiv blant de ansatte. En del personalgrupper, med lite data vane og som tidligere bare har levert sine kvitteringer, var fra begynnelsen litt skeptiske. Men etter hvert som de oppdaget fordelene og oversikten de selv får, så har de mer og mer forandret mening. Spesielt appen brukes av mange ansatte for å registrere arbeidstid og reiser, den er godt likt siden den er så intuitiv og brukervennlig.
Bemanningssystem som sparer tid
Et annet område som har blitt effektivisert i og med Flex er bemanningen av Apollos Contact Center (avdelingen for kunde- og supportforum).
– Der har vi tidligere jobbet manuelt, med Excel-filer for ulike arbeidsskjemaer. Det var tidligere nesten nødvendig med en halv stilling bare for vaktplanleggingen av ansatte. Nå går det så mye fortere. Bare det at timene blir beregnet slik at vi ser hvor stor bemanning vi er i behov av. Det er bare kjempe flott!
Om Apollo
Apollo er en av Nordens ledende reisebyråer med nærmare 400 ansatte og en million reisende årlig. Med Apollo kan kunder reise over hele verden, uansett om de vil reise på en avslappende solferie, en treningsuke i et varmt land eller tilbringe en helg i en spennende storby. Tilbudet inkluderer pakkereiser, treningsreiser, båtcruise og byturer. I tillegg tilbyr Apollo trygge bookingtjenester for flyreiser og hoteller separat hvis kunden foretrekker å sette sammen sin egen reise.
Apollo er en del av gruppen DER Touristik Nordic AB, som også inkluderer flyselskapet Novair, spesialiserte turoperatører som Golf Plaisir, Lime Travel og Xtravel, samt sportsferiestedet Playitas. Siden 2015 har Apollo vært en del av den privatdrevne tyske konsernkonsernet REWE med over 300 000 ansatte.
Apollo jobber aktivt for bærekraftig reising og sosialt ansvar og samarbeider med SOS-barnebyer, Ecpat og SOK (Svenska Olympiska Kommittén). Apollo har vært Travel Life-sertifisert siden 2016
