At en automatisert og gjennomtenkt onboarding forkorter prosessen for at nyansatte kommer inn i jobben er ikke noe nytt. Men hvordan fungerer det i praksis når hele eller deler av organisasjonen sitter hjemme og jobber? Vi gir noen tips om hva du kan tenke deg for å la selskapets nye stjerner få en så bra onboarding som som mulig, selv på avstand.
Forventningene er ofte høye før den første arbeidsdagen til en ny jobb. Og faktum er at ukene der i begynnelsen er avgjørende for hvordan den nye medarbeideren din vil føle seg før jobben og selskapet - og om ansettelsen vil være varig eller ikke. I disse tider med sosial avstand og hjemmearbeid kan dette føles spesielt utfordrende.
- Fullfør sjekklisten før onbarding
Gå gjennom din eksisterende onboardingprosess og legg til informasjon om hvordan de forskjellige trinnene kan implementeres i digital onboarding. Med et moderne HR-system som støtte, kan du bruke digitale aktivitetslister der det er tydelig hvem som er ansvarlig for hva og i hvilken rekkefølge aktivitetene skal utføres. - Preboarding
Unngå radiotaushet etter at arbeidsavtalen er signert, men hold dialogen i live mellom signeringen av kontrakten og startdatoen. Ring og bli enig med din potensielle ansatt hvis det er noen tanker og spør hvordan det føles før jobbstart. Send gjerne en liten velkomstgave i form av for eksempel en boks sjokolade, et krus med firmalogoen på og annet profilmateriale. Oppfordre gjerne kollegaer til å kontakte den nye kollegaen på LinkedIn. - Sikre teknologi
Hvis introduksjonen skal foregå uten fysiske møter, må du sørge for at datamaskinen, telefonen og annen maskinvare blir levert til den nye medarbeideren i god tid før den første dagen. Alle digitale verktøy må være tilgjengelige og klare til bruk fra første dag. Lag gjerne en manual som både eksisterende og nye ansatte kan lese for å få en oversikt over de tekniske plattformene du bruker til å samarbeide digitalt. Sørg også for å sende med informasjon om hvordan og når det er mulig å få teknisk support hvis noe skulle gå galt. - Presenter teamet
En av de vanskelige tingene med digital onboarding er at den nye medarbeideren din ikke har lov til å møte sine kolleger og derfor kan det være vanskeligere å føle seg som en i gruppen. Derfor er det viktig å involvere hele teamet i begynnelsen, slik at den nyansatte får ansikter og stemmer på navnene han vil samarbeide med. Sørg for å enten ha et uformelt online møte med hele teamet og den nye medarbeideren, eller oppfordre de ansatte til å booke inn velkomstmøter med sin nye kollega. - Formidling av bedriftskulturen
Å informere om kjerneverdier og standarder som du har i selskapet, er kanskje ekstra viktig når det gjelder onboarding. Hva kan den ansatte forvente og hva forventer vi av vår nye ansatt? Hva står selskapet for, hvilke holdninger har vi, hvilke verdier har vir, hvilke mål tilstreber vi? - Hjelp til å navigere i en jungel av systemer
Hvordan er intranettet strukturert, hvor finner du avtalene, hvilke verktøy bruker du til hva, hvem henvender du deg til med spørsmål, hvordan ser tilgjengeligheten ut for ledere og andre nøkkelpersoner. Ikke glem å informere om konkrete regler angående arbeidstid, pauser, fleksitid og overtid. Det kan også handle om retningslinjer og uskrevne regler angående e-post, dokumentmaler og etikette under teammøter. - Del kunnskap
Avtal tidspunkter for når veileder og nyansatt deler en skjerm og gå gjennom arbeidstrinn og interne verktøy sammen. Å sitte med noen som allerede kjenner selskapet og jobben er ofte en del av en "vanlig" onboarding og en god måte å lære på og samtidig har tid til å stille spørsmål underveis.
