Har du som mange andre problemer med å få oversikt i arbeidsintensive perioder? Hva kan du gjøre for å opprettholde roen og få tid til alt når e-posten er overfull, kommende oppgaver hoper seg opp og post-it-lappene dekker både vegg og skrivebord fremfor deg? Struktur er en viktig faktor. Vi gir deg sju råd som kan hjelpe deg til å forandre kaos til orden.
1. Skriv en "To do" liste.
Forsøker man å holde alle saker i hodet er stressende. Skriv i stede ned alt du trenger å gjøre i lister eller i din kalender. Du vil da minimere risken for å glemme noe, du får oversikt og kan planlegge ditt arbeid bedre når du ser dine oppgaver fremfor deg. Forsøk å samle samtlige punkter i kun en liste, det gir best oversikt.
2. Del opp store oppgaver i mindre deloppgaver.
Tar det imot å ta fatt på tidskrevende arbeidsoppgaver? Jo større oppgaven er, desto større er risken for at man utsetter å ta tak i den. Større arbeidsoppgaver bør derfor deles opp i flere mindre. En tommelfinger regel er at hver oppgave som beregnes til å ta en hel dag eller mer skal deles opp før den legges inn i "To do" listen.
3. En ting om gangen.
Det å pendle frem og tilbake mellom oppgaver tar mer tid og energi enn å jobbe fokusert med en ting om gangen. Det kreves en viss mental omstilling hver gang du bytter arbeidsoppgaver - tid mellom såkalt produktiv tid - for å komme inn i arbeidet igjen. Det er derfor ideelt å sluttføre en oppgave før en ny blir påbegynt. Derimot er det i virkeligheten ofte ikke så enkelt, iblant kan eks. en viktig e-post komme imellom. Men så langt det er mulig, unnvik multitasking.
4. Prioritere.
Vi har en tendens til å først ta tak i det som føles enklest. Minste motstandsvei gjelder. Risken er da at vi utsetter viktige ting. Forsøk å sett opp din "To-do" liste etter en prioriteringsrekkefølge. Føles det som at alt haster og at alt er like viktig? Spør din sjef eller en kollega om råd for hvordan du skal prioritere tiden. Tenk på at det er en fordel å fullføre mindre oppgaver først. En tommelfinger regel er at oppgaver som tar mindre enn to minutter skal bli gjort direkte.
5. Steng av.
Blir du stadig avbrutt av meldinger og "pling"? Dette gjør deg både stresset og ineffektiv. Steng derfor ned så mange automatiske påminnelser og push-varsler som mulig. Hvis det er mulig for deg kan det være en god ide å stenge ned e-posten i en periode av arbeidsdagen, spesielt hvis du har noe viktig som du skal bli ferdig med. Bestem deg for at du bare skal gå igjennom e-posten på bestemte tidspunkter i løpet av dagen.
6. Strukturer din e-post.
1500 uleste e-epost i innboksen kan få hvem som helst stresset. Kast derfor uviktig e-post med en gang. For at det skal være enkelt å få oversikt kan du ved hjelp av kategorisering strukturere din innboks. Eksempel på kategorier kan være "15 min", "haster", "viktig, men haster ikke", "ikke viktig og haster ikke".
7. Kreative oppgaver på formiddagen og rutineoppgaver på ettermiddagen.
Føles det tungt å begynne med den der rapporten når arbeidsdagen nærmer seg slutten og ettermiddagen er i gang? Forsøk å planlegge slik at krevende arbeidsoppgaver blir gjort på morgenen da hjernen er kvikk og utvilt. På ettermiddagen passer det bedre å gå igjennom e-post og andre rutineoppgaver som ikke krever at du er like konsentrert.
Verktøy som hjelper deg med strukturen
Bruk gjerne et nettbasert verktøy for dine lister og notater. Dermed blir det lettere å redigere og systematisere listene og det vil også være mulig å dele "To-do" lister med andre i din avdeling. Trello og Microsoft OneNote er to brukervennlige verktøy for planlegging, samarbeid og organisering online.
Er skrivebordet ditt dekket av dokumenter? Er relevant informasjon blandet sammen med annen informasjon som du ikke trenger akkurat nå, men som du likevel ikke vil kaste? Da oppretter du en såkalt Tickler File. Det er en arbeidsmåte hvor du sender informasjon til deg selv slik at du får frem rett dokument når du trenger det. Tanken med dette er at det som er aktuelt ikke skal forsvinne i mengden av det som ikke er aktuelt akkurat nå, men at det skal komme frem når det er behov for det. Du kan opprette ditt Tickler file-system elektronisk med mapper for måneder, uker og dager eller med et fysisk arkivsystem.
I det praktiske HR-arbeidet finnes det dessuten en mengde verktøy som du kan ta hjelp av for å forenkle arbeidsdagen og redusere muligheten for at du glemmer noe viktig. Med Flex HRM som støtte for din bedrifts personaladministrasjon kan dere la systemet sende påminnelser til ledere og medarbeidere, eks. når det er på tide å godkjenne og attestere eller for å holde orden på sykemeldingsoppfølgingen.
Har dere arbeidsoppgaver som må utføres fortløpende og som må delegeres til flere forskjellige medarbeidere? Istedenfor å slite med lister i Excel kan du opprette oppdrag direkte i systemet, der alle involverte ser eksakt når og hvilke oppgaver de skal utføre.
Les mer om hvordan Flex HRM kan hjelpe deg med å strukturere arbeidet med personaladministrasjonen.
