At en automatisert og gjennomtenkt onboarding forkorter prosessen for at nyansatte kommer inn i jobben er ikke noe nytt. Men hvordan fungerer det i praksis når hele eller deler av organisasjonen sitter hjemme og jobber? Vi gir noen tips om hva du kan tenke deg for å la selskapets nye stjerner få en så bra onboarding som som mulig, selv på avstand.
Forventningene er ofte høye før den første arbeidsdagen til en ny jobb. Og faktum er at ukene der i begynnelsen er avgjørende for hvordan den nye medarbeideren din vil føle seg før jobben og selskapet - og om ansettelsen vil være varig eller ikke. I disse tider med sosial avstand og hjemmearbeid kan dette føles spesielt utfordrende.
-
Fullfjør sjekklisten før onbarding
Gå gjennom din eksisterende onboardingprosess og legg til informasjon om hvordan de forskjellige trinnene kan implementeres i digital onboarding. Med et moderne HR-system som støtte, kan du bruke digitale aktivitetslister der det er tydelig hvem som er ansvarlig for hva og i hvilken rekkefølge aktivitetene skal utføres.
-
Preboarding
Unngå radiotaushet etter at arbeidsavtalen er signert, men hold dialogen i live mellom signeringen av kontrakten og startdatoen. Ring og bli enig med din potensielle ansatt hvis det er noen tanker og spør hvordan det føles før jobbstart. Send gjerne en liten velkomstgave i form av for eksempel en boks sjokolade, et krus med firmalogoen på og annet profilmateriale. Oppfordre gjerne kollegaer til å kontakte den nye kollegaen på LinkedIn.
-
Sikre teknologi
Hvis introduksjonen skal foregå uten fysiske møter, må du sørge for at datamaskinen, telefonen og annen maskinvare blir levert til den nye medarbeideren i god tid før den første dagen. Alle digitale verktøy må være tilgjengelige og klare til bruk fra første dag. Lag gjerne en manual som både eksisterende og nye ansatte kan lese for å få en oversikt over de tekniske plattformene du bruker til å samarbeide digitalt. Sørg også for å sende med informasjon om hvordan og når det er mulig å få teknisk support hvis noe skulle gå galt.
-
Presenter teamet
En av de vanskelige tingene med digital onboarding er at den nye medarbeideren din ikke har lov til å møte sine kolleger og derfor kan det være vanskeligere å føle seg som en i gruppen. Derfor er det viktig å involvere hele teamet i begynnelsen, slik at den nyansatte får ansikter og stemmer på navnene han vil samarbeide med. Sørg for å enten ha et uformelt online møte med hele teamet og den nye medarbeideren, eller oppfordre de ansatte til å booke inn velkomstmøter med sin nye kollega.
-
Formidling av bedriftskulturen
Å informere om kjerneverdier og standarder som du har i selskapet, er kanskje ekstra viktig når det gjelder onboarding. Hva kan den ansatte forvente og hva forventer vi av vår nye ansatt? Hva står selskapet for, hvilke holdninger har vi, hvilke verdier har vir, hvilke mål tilstreber vi?
-
Hjelp til å navigere i en jungel av systemer
Hvordan er intranettet strukturert, hvor finner du avtalene, hvilke verktøy bruker du til hva, hvem henvender du deg til med spørsmål, hvordan ser tilgjengeligheten ut for ledere og andre nøkkelpersoner. Ikke glem å informere om konkrete regler angående arbeidstid, pauser, fleksitid og overtid. Det kan også handle om retningslinjer og uskrevne regler angående e-post, dokumentmaler og etikette under teammøter. -
Del kunnskap.
Avtal tidspunkter for når veileder og nyansatt deler en skjerm og gå gjennom arbeidstrinn og interne verktøy sammen. Å sitte med noen som allerede kjenner selskapet og jobben er ofte en del av en "vanlig" onboarding og en god måte å lære på og samtidig har tid til å stille spørsmål underveis.
Digital lunch, mentorskap og en klar introduksjonsplan - slik jobber vi med onboarding i Flex
Hvis du skulle koke ned alle onboardingtips til ett, hva ville det være? Vi har sjekket med Frida Örtgård, konsulentsjef i Flex Applications, som de siste månedene har vært involvert og tatt vare på en rekke nyansatte på avstand.
– Ha en tydelig introduksjonsplan med planlagte aktiviteter, slik at den ansatte alltid vet hva som skal utføres og med hvilken person aktiviteten skal utføres med. Jeg ser på det som det viktigste. Mitt tips er også å tildele en mentor med samme rolle som den nye medarbeideren, som han eller hun kan henvende seg til for spørsmål. Sett klare mål og følg dem opp med løpende avstemminger. Gjenta interne arbeidsverktøy og prosesser for den ansatte. Oppfordre andre kolleger i arbeidsgruppen til å ta digitale samtaler med den nye medarbeideren slik at han eller hun føler seg velkommen i gruppen.
Hvordan har avstandsarbeidet påvirket onboardingen vår på Flex?
- Det har ikke bare påvirket onboardingen, men også hele rekrutteringsprosessen, vil jeg si. Dette har blant annet betydd at vi trenger å ha flere løpende avstemminger med de nyansatte som jobber hjemmefra, fordi det ikke er noen nære kolleger som kan veilede på samme direkte måte, som når alle jobber fysisk samme sted.
Alan Gliszczynski begynte som applikasjonskonsulent på Flex i november og sier dette om den første tiden i jobben:
- Min mening er at onboardingen hos Flex har vært eksepsjonell. Det har vært flott fra første dag, og det har vært en av mine beste introduksjoner så langt, selv om det har blitt gjort helt på avstand. Introduksjonen til arbeidet har gått veldig bra takket være at det har vært dokumentasjon på alt. En klar introduksjonsplan og kompetanseoverføring har gjort det enkelt å komme i gang.
Men hvordan har det vært å komme inn i gruppen, når dere ikke møtes fysisk?
- Den daglige bruken av kamera via Teams har gjort det lettere. Selv om jeg ikke har møtt kollegene mine fysisk, føler jeg allerede at jeg er en del av en fantastisk gjeng og at jeg "går på" jobb med et smil om munnen.
Kort sagt - som leder har du en viktig oppgave å få nye ansatte til å føle seg velkomne i den nye tilværelsen. Det finnes mange verktøy på markedet for å hjelpe deg i dette arbeidet. Med HRM-systemet Flex HRM er det enkelt å sy sammen en enkel, effektiv, digital onboardingprosess.
