Lokalt installerte systemer med tørr og kjedelig layout - eller pent utformede grensesnitt som passer i lommen? Det er lett å forstå hvorfor stadig flere arbeidsgivere velger å investere i en smart app for timeregistrering og andre oppgaver som hører til personaladministrasjonen. Men hva gjør en app god og hvordan sørger du for at du navigerer riktig blant ulike leverandører og løsninger?
Nå er det ikke lenger noen unnskyldning for å holde seg til tungvinte Excel-dokumenter, bunker med kvitteringer og lokalt installerte systemer som du kun får tilgang til fra kontoret. Stadig flere arbeidsgivere innser fordelene med et moderne HRM-system koblet til brukervennlige apper hvor ansatte raskt og enkelt håndterer timelister, utlegg og andre administrative behov. Men hva bør du og kollegene dine tenke på før dere velger riktig løsning for din bedrift? Hva kan du forvente av en virkelig god app for timeregistrering? Og hvilke funksjoner bør du investere i for en smart håndtering av reiser, utlegg og timelister? Vi veileder deg!
Velg app for timeregistrering, reiseregninger og timelister - 6 ting å inkludere på sjekklisten
-
Håndterer dere timeregistreringer og fraværssøknader med ett tastetrykk?
Å holde oversikt over tid er noe som kommer hele virksomheten til gode. Samtidig er timeregistrering et element som ofte oppleves som tungvint og tidkrevende av ansatte – og som lett blir en kilde til frustrasjon og irritasjon fra ledere og lønnsavdelingen. Løsningen er å gjøre det så enkelt som mulig – med smarte apper som både er intuitive å bruke og alltid tilgjengelige – på farten, på jobb eller hjemme.
Hva bør du og kollegene tenke på for å få mest mulig ut av deres timeregistreringsapp? Her er en liste over viktige spørsmål å stille:
– Er det full støtte for alle deler av timeregistreringen hvor du som ansatt enkelt legger inn eller stempler sitt nærvær og fravær, eventuell overtid med mer?
– Vil du rapportere per dag, uke, måned eller kanskje bare legge inn avvik fra ordinær timeplan? Kanskje ulike grupper ansatte har ulike rapporteringsbehov? En optimal app for tidsrapportering er fleksibel og støtter ulike alternative rapporteringsmetoder.
– Er det klare oversiktsvisninger som gjør det enkelt å holde styr på ferier, fleksitid og andre saldoer? Og kan du skreddersy visningen av saldoene dine for nøyaktig å matche dine behov? – Tilbyr appen brukervennlig fraværshåndtering? I den optimale appen kan ansatte søke om ferie og annen permisjon ved å trykke på en knapp, som leder umiddelbart får beskjed om og deretter kan innvilge eller avslå.
-
Er det smidig å velge og bytte prosjekt?
Enten du trenger å holde styr på dine fakturerbare timer til kunden, eller om du vil sikre at du bruker din interne tid klokt og effektivt – mye er vunnet med et brukervennlig verktøy som ikke bare holder styr på hvilke timer du har jobbet, men også hva du har lagt disse timene på. Maksimer sjansene for å lykkes ved å velge en smart app hvor du med et raskt tastetrykk registrerer hvilket prosjekt eller hvilken kunde du jobber med. Ekstra praktisk blir det om du velger en app for tidsrapportering med innebygd GPS-funksjon som gjør jobben for deg. Du gir rett og slett beskjed til appen hvor du er og kobler deg mot riktig sted med riktig prosjekt eller kunde.
-
Hjelper appen å bli kvitt kvitteringstrøbbel?
På bussen, på venterommet eller ute hos kunden. Mange setter pris på friheten til å kunne fikse reiseregningen hvor og når de vil og unngå jobber som hoper seg opp. Sørg derfor for at appen din gir full støtte for reiser og utgifter og at det finnes smarte automatiserte funksjoner og snarveier som effektiviserer hele prosessen fra start til mål. Noen tilbydere tilbyr for eksempel støtte for digitale kvitteringer og kvitteringstolking. Bare ta et bilde av kvitteringen med mobiltelefonen umiddelbart etter kjøpet. Appen tolker så kvitteringen og sørger for at all viktig informasjon, som dato, beløp automatisk havner i nøyaktig riktig felt i reiseregningen. Ta en rask titt på at den ser riktig ut, lagre og send den til godkjenning. Lederen mottar varsel og kan godkjenne med et tastetrykk. Enkelt!
Har du og dine kollegaer mye bilreise i tjenesten? Også her er det flere smarte snarveier å benytte seg av i de moderne løsningene, som muligheten til å registrere bilturen med GPS-posisjonering og la appen beregne hvor langt du har kjørt. Velge kombinert app for tidsrapportering og utgifter er en smart måte å forenkle for ansatte som kun trenger å jobbe i et grensesnitt og holde styr på en pålogging – samtidig som det legger til rette for en smidig arbeidsflyt for ledere og lønnsavdeling.
Sats på en app der medarbeiderne selv kan ønske og bytte vakter.
-
...og forenkle deres tidsplan?
Er alle spørsmålene rundt timeplaner og arbeidsskift en kilde til hodepine for deg og kollegene dine? Med riktig valg av app er det fantastiske muligheter til å gjøre hverdagen enklere for dine planleggere – og samtidig øke følelsen av medvirkning og innflytelse blant ansatte. Den optimale løsningen gir planleggere god oversikt over aktuelle bemanningsbehov og mulighet for å legge ansatte direkte til appen. Sørg også for at appen inneholder smarte funksjoner som gir ansatte og ledere en jevnere hverdag. Noen apper tilbyr for eksempel funksjoner der ansatte selv kan be om arbeidsskift i appen eller søke om å bytte vakt med en kollega – uten å måtte vente på at lederen er tilstede. Sjefen mottar i stedet et push-varsel og kan godkjenne eller avslå de ansattes forespørsel om vaktbytte.
-
Finnes det smarte funksjoner for en friksjonsfri kommunikasjon?
Skal en app også bidra til å kutte ledetider fra registrering til ferdig lønn? Og gi deg en jevnere og mer friksjonsfri kommunikasjon i hverdagen? Absolutt, spør du oss! Her viser vi noen eksempler på nyttige funksjoner du bør se etter i din (neste) app for tidsrapportering, reiser/utgifter og tidsplaner:
- Innebygd meldingsfunksjon der du kan komme i kontakt med sjefen eller kollegaen din ved å trykke på en knapp.
- Påminnelser som hjelper deg å holde styr på viktige frister og hendelser å handle på, for eksempel fravær til bevilgning, timelister/reiseregninger til gjennomgang eller når du har fått tildelt en ny oppgave.
- Panel som gir deg oversikt over hvilke kolleger som er på jobb, på pause, har ferie eller annen type fravær.
-
Hvor brukervennlig er appen?
Lite intuitive og kompliserte systemer med kjedelig design, nei takk! Mengden apper og andre brukervennlige grensesnitt som omgir oss i hverdagen vokser i rekordfart – og med dette også kravene og forventningene til en god brukeropplevelse med våre digitale verktøy på jobb. For å få mest mulig ut av appen din til timeregistrering og andre administrative oppgaver, er det rett og slett et "must" at den er enkel å bruke og tiltalende – slik at de ansatte virkelig vil bruke den etter hensikten.
Gir appen et godt førsteinntrykk visuelt – med fine farger, fonter og ikoner? Møtes du av en logisk og oversiktlig struktur på menyer og funksjoner? Ser du som bruker bare det du trenger å se, uten unødvendig forvirrende informasjon? Oppfattes det som lærerikt og intuitivt slik at du raskt forstår hvordan du løser de vanligste oppgavene uten at noen trenger å instruere deg? Finnes det hjelpetekster og smarte snarveier som leder deg rett? For å få et så komplett bilde som mulig er det lurt å be potensielle leverandører om en demo hvor du kan ta en god titt på grensesnittet og få spørsmål som de har svart på.
På tide å tilby dine ansatte en app for timeregistrering? Vi hjelper deg!
Er din bedrift først og fremst ute etter brukervennlig og mobil timeregistrering, eller ønsker du kanskje også å ta jobben med dine arbeidsskjemaer, kvitteringer og utlegg til neste nivå? Med det nettbaserte personalsystemet Flex HRM og vår tilhørende app Flex HRM Mobile er det alle muligheter for å bygge en komplett og sømløs løsning for din bedrifts behov. Alt samlet på ett sted for perfekt oversikt og fleksibilitet! Kontakt oss så forteller vi deg mer!
