Guide til å velge riktig HRM-system

I en jungel av ulike systemer og tilbydere kan det være utfordrende å vite hvilket HRM-system man bør velge. Som kunde ønsker man gjerne et system som har funksjonalitet som dekker hele arbeidsflyten rundt personaladministrasjon. Vi har laget en liste over 10 av de viktigste punktene du bør vurdere når virksomheten skal velge et nytt HRM-system.

1. Onboarding/offboarding
   Alle bedrifter er forskjellige og har ulike rutiner når det gjelder onboarding og offboarding. Sørg for at du velger et system der du kan tilpasse denne prosessen etter bedriftens rutiner. Prosessen skal være enkel og intuitiv samtidig som man får utført alle oppgaver som kreves.

2. Dokumenthåndtering
   I et mylder av dokumenter kan det være utfordrende å holde oversikten.

   Noen systemer har støtte for dokumenthåndtering og til og med digital signering. En digital løsning for dokumenthåndtering gjør det mulig å sortere kontrakter, personalhåndbøker og medarbeidersamtaler på ansatte og ulike kategorier. Muligheten til å signere dokumenter/kontrakter direkte i systemet er helt klart en bonus som er verdt å se etter.

3. Reiseregninger og utlegg
   Utfylling av reiseregninger er helt klart tidkrevende for mange. Kvitteringer har en tendens til å samle seg opp og man kan fort miste oversikten hvis man venter for lenge med registreringen. Velg en løsning som inviterer til at det er mulig å registrere umiddelbart. Vurder muligheten for en mobilapp som åpner for at man kan registrere mens man reiser. Det kan spare bedriften mye tid. Noen tilbydere har også støtte for kvitteringsskanning som gjør at du kan ta bilde av kvitteringer med mobilen.  Informasjonen fra kvitteringene havner direkte i reiseregningen.

4. Intuitiv timeregistrering
   Overtidsregelverk kan være ulike og fleksibiliteten i markedet varierer voldsomt. Din bedrift har gjerne flere avdelinger som jobber ulikt og har ulike overtidsregler og kompensasjoner. Det kan være lurt å forsikre seg om at du går for en løsning som kan håndtere reglene rundt det overtidsregelverket de ansatte jobber ut ifra. I tillegg bør det være enkelt og intuitivt for de ansatte å registrere timene sine, slik at dette ikke tar lenger tid enn nødvendig.

5. Vaktplanlegging og bemanning
   Når det gjelder vaktplanlegging og bemanning av skift er det først og fremst viktig med god oversikt. Ved tilsetting av ansatte på skift er det essensielt å vite hvilke skift som er ubemannede, samt at man ser tilgjengelig personale. Noen tilbydere har automatisk vaktplanlegging som gjør at systemet tilsetter ledige skift på automatikk. Mulighet til å sortere på ansatte med ulik kompetanse og ferdigheter er også noe som er verdt å ta hensyn til. Ønsker dere muligheten til at ansatte kan bytte vakter seg imellom kan det være lurt å sjekke om systemet har støtte for dette.

6. Integrasjoner
   Bruker dere flere systemer er det viktig at disse "prater sammen". Sjekk med tilbyderen av systemet om de har integrasjoner for lønnssystemet/andre systemer dere bruker. Hvis de ikke har integrasjon fra før av er det verdt å nevne at mange leverandører kan bygge integrasjonen for dere.

7. Fleksibilitet
   Velg et system som kan tilpasses til din bedrift. Mange tilbyr forhåndsdefinerte løsninger som ikke nødvendigvis vil fungere optimalt for måten dere jobber på. Vær nøye på å beskrive arbeidsflyten i virksomheten din. Still kritiske spørsmål til tilbyder og sørg for at du får et produkt som gjenspeiler måten din bedrift opererer på.

8. Medarbeidersamtale
   Medarbeidersamtale er en sentral del av personaladministrasjonen. Noen systemer har egne løsninger for dette og tilbyr digitale medarbeidersamtaler direkte i HRM-systemet. Med en interaktiv løsning kan både medarbeidere og ledelsen kan fylle ut medarbeidersamtalen sammen og sette mål og planer for fremtiden, som kan følges opp i ettertid.

9. Mobil-app
   Flyttes personaladministrasjonen over til mobilen sparer både ledelsen og medarbeidere mye tid. Ved å stemple timer på mobilen, registrere egenmelding og reiseregninger blir de ansatte også mindre avhengige av å være på kontoret og kan heller registrere fortløpende der de er. Sørg for at du velger en leverandør som har har litt erfaring med dette og leverer en app som har blitt testet over lengre tid.

10. Support
    Reisen er ikke over når du har valgt HRM-system. I mange tilfeller fungerer ikke alt som det skal, eller det kan vise seg å være utfordringer med oppsetningen. Ofte behøver man øyeblikkelig hjelp. Dette kan for eksempel være hvis det nærmer seg lønnskjøring, man trenger hjelp til å fylle ut en reiseregning, eller om det skulle oppstå tekniske problemer. Sørg for at du har tilgang til en supportavdeling som har kontroll på lover og regelverk, tilbyr kort ventetid og som kan bistå med tekniske utfordringer.

I Flex HRM kan du velge deler eller samtlige av disse løsningene som spiller sammen i ett og samme, sømløse HRM-system. Vi er i stadig utvikling og streber alltid etter å levere smarte, intuitive og fremtidsrettede løsninger for våre kunder. Les mer om vårt HRM-system her.