Kombiner forventninger og nervøsitet, legg til noen ubesvarte spørsmål og krydre det med sommerfugler i magen. Slik kan følelsen av å begynne i ny jobb smake. Som sjef har du et ekstra ansvar for å få den nyansatte til å føle seg godt ivaretatt og godt til rette. Vi har samlet noen konkrete tips som du kan benytte deg av for at den nyansatte skal føle seg velkommen og få en gjennomtenkt introduksjon.
-
Hold dialogen levende mellom signering av kontrakt og startdato
Unngå radiostillhet etter at arbeidskontrakten er underskrevet. Å gå tre måneder uten å ha hørt fra sin nye arbeidsplass oppleves for mange som urovekkende. Ring din kommende medarbeider. Spør om det har dukket opp noen spørsmål og hvordan det føles å tre inn i den nye stillingen. Send e-poster med relevant informasjon for å skape delaktighet og innblikk i organisasjonen. Se også til at den kommende medarbeiderer blir invitert til jobbfester, julebord, bedriftsmøter, konferanser og andre aktiviteter både innenfor og utenfor arbeidstid. -
Vær forberedt
Det burde kanskje ikke være nødvendig å ta opp, men vi sier det likevel: Alt den nye medarbeideren trenger må være klart til bruk. Se til at det ligger en blomsterbukett eller en sjokolade med velkomshilsen på den nyansattes skrivebord. Sett også gjerne sammen en goodiebag med profilmateriale fra foretaket. Små ting kan gjøre en enorm forskjell på hvordan den første tiden oppleves. -
En klar plan for introduksjonenen
Sett opp en oversikt over de første dagene slik at den nyansatte vet hva som kommer til å skje. Her bør det fremgå hvilke aktiviteter som skal gjennomføres og hvem som kommer til å være innblandet. Gjennom å benytte seg av aktivitetslister, eksempelvis i ditt HR-system forsikrer du deg om at den ansatte ikke går glipp av noe. Det blir også tydelig hvem som har ansvar for hva og i hvilken rekkefølge aktivitetene skal utføres. Send gjerne introduksjonsplanen til din nye medarbeider noen uker i forveien, slik at han/hun vet hva som er i vente. -
Velkomst og hilserunde
Når den første dagen omsider er kommet bør det være en person som har ansvaret for å ta imot nye medarbeideren. Det er også viktig at de andre ansatte på huset er informert slik at den nyansatte får inntrykk av at de andre vet at han/hun kommer. En hilserunde der man får møte alle på kontoret er vanlig å begynne med. Vær tydelig på hvilke personer den nye medarbeideren vil ha mye kontakt med, som for eksempel nærmeste sjef, HR-ansvarlig og personer med samme rolle. Informer også om hvem som har ansvar for lokalene og hvem man skal henvende seg til om tekniske spørsmål rundt pc, printer og mobiltelefon. Vis også hvor man henger fra seg jakker, hvor kaffeautomaten står, hvor man spiser lunch og hvor printere, konferanserom og toaletter befinner seg. By den nyansatte på lunch første dagen. Ta gjerne med noen flere fra avdelingen eller arbeidsgruppen slik at medarbeideren får mulighet til å bli kjent med kollegene sine i et avslappet miljø.
-
Ha en arbeidsoppgave klar til den ansatte
Den første tiden består ofte av store deler av ulike introduksjonkurs, men det er bra om du har forberedt en arbeidsoppgave som den nye medarbeideren kan jobbe med mellom kursene. På den måten kan den ansatte allerede fra begynnelsen føle seg produktiv. Det gjør det også lettere å ta inn alt som er nytt, om introduksjonskursene er i tråd med arbeidsoppgaven. -
Oppfølging
Etter en uke kan det være lurt å ha en oppfølgningssamtale. Spør hvorden den nyansatte har opplevd de første dagene, hva som har skjedd og om det har dukket opp noen spørsmål. Planlegg også gjerne neste oppfølgningsmøte. Du har alt å vinne på at din nye medarbeider føler seg sett og hørt.
Fordelene med å jobbe strukturert med onboarding er mange. Din nye medarbeider føler seg velkommen og kommer fortere inn i arbeidsrutinene og blir kjent med selskapets kultur. Et godt førsteinntrykk leder ofte til at den nye medarbeideren blir værende lenger på arbeidsplassen. Sist men ikke minst, vil et godt onboardingssystem gjøre det lettere for deg som er leder å vite hvilke moment som skal gjennomføres og hvem som har ansvar for hva. I Flex HRM Employee har vi finslipt støtten for å forenkle og effektivisere denne prosessen.
Kilder: https://www.motivation.se/innehall/valkomna-den-nya-kollegan/ https://www.tholin.se/artiklar/onboarding-viktigt/
