Er du leder på avstand? Å lede et team som helt eller delvis jobber på ulike steder har sine utfordringer. Hvordan vet at hver medarbeider føler seg sett? Hvordan jobber dere med lagfølelse når dere ikke møtes ved kaffeautomaten hver dag? Her er åtte tips.
Arbeidslivet blir mer grenseløst og det blir vanligere at sjefen befinner seg på et annet sted enn sine medarbeidere, som kan være spredt ut på flere ulike kontorer eller jobbe hjemmefra. Med dagens tekniske løsninger slik som mail, Skype, videokonferanser og nettmøter går det fote utmerket å kommunisere og løse arbeidsoppgaver ute å møtes fysisk. I en undersøkelse gjennomført av tidsmagasinet Chef opplyste 76% av de spurte sjefene at de leder medarbeidere som helt eller delvis jobber på avstand.
Fordeler og ulemper med fraværende arbeid
Større valgfrihet, redusering av kostnader, økt produktivitet, mindre tid på reiser og bedre for miljøet. Fordelene med fraværende arbeid er mange. Men hvilke utfordringer er det for leder? Hvilke særskilte krav stiller fraværende arbeid sammenlignet med det tradisjonelle lederskapet? Et nøkkelord er tydelighet - på alle plan. Tydelige rammer og roller er viktige fremgangsfaktorer ifølge ekspertene. Reglene for hvor og hvordan man kommuniserer må være klart definerte. En annen avgjørende forskjell er at distanselederskapet krever andre strategier for å bygge tillit og skape en lagfølelse hos medarbeiderne.
Åtte tips til den fraværende sjefen
Hvordan kan man da mer konkret gå frem for å skape tydelighet, tillit og lagfølelse i det distansebaserte teamet. Og hvordan får man kommunisert? Her er åtte praktiske tips.
-
Tydelige roller og arbeidsoppgaver
Tydelighet er alfa og omega i alle former av lederskap, men er som sagt noe som er ekstra avgjørende for deg som er en fraværende leder. Dine medarbeidere kan jo ikke spørre deg om ting på samme måte som de kunne gjort om du var fysisk til stede. Det innebærer at det finnes en økt risiko for usikkerhet og misforståelser. Derfor er det viktig at du som sjef hele tiden jobber for en tydelig struktur med klart definerte roller og arbeidsoppgaver, slik at hver medarbeider føler seg trygg på hva som forventes av han/henne.
-
Gi slipp på kontrollbehovet
Tillit er fundamentet for alle gode relasjoner. Forskning viser at det som utmerker lykke er en følelse av at det er tillit mellom medlemmene. Veien dit er likevel ikke enkel. Det kan være en utfordring for fraværende leder å gi slipp på kontrollen og stole på at medarbeiderne gjør det de skal, ikke minst om teamet helt eller delvis jobber hjemmefra. Som sjef gjelder det å fokusere mindre på hvordan og når jobben utføres og mer på faktiske resultater og leveranser. Gjennom å sette opp konkrete, målbare mål og følge opp disse, trenger ikke sjefen å føle seg som en kontrollfreak. Med fokus på resultat og mål blir også medarbeiderne mindre frustrerte og mer motiverte og det blir lettere å skape et klima fritt fra mistanker, prestisje og konkurranse.
-
Felles retningslinjer for kommunikasjon
For at samarbeidet skal fungere så friksjonsfritt som mulig er det viktig at dere er enige om hvordan dere skal kommunisere. Hvilke kanaler skal dere benytte til hva? Skal dere møtes daglig eller en gang i uken? Skal du som leder være tilgjengelig for spørsmål fra de ansatte en formiddag i uken? Kom frem til den løsningen som passer dere og virksomheten best. Diskuter også i teamet om e-poster og telefonsamtaler utenfor kontortid er OK.
-
Unngå slurv på e-post
E-post er et viktig arbeidsredskap for alle ledere, men ekstra viktig for deg som er en fraværende leder. Hva som er viktig å huske er at måten du som leder håndterer e-post fra de ansatte, har stor betydning både for arbeidsresultat og relasjoner. Å alltid være tilgjengelig på e-post er umulig for de fleste ledere, men risikoen om du konsekvent unngår å svare på e-post er at medarbeideren føles seg uviktig og usynlig. Særskilt viktig er det at medarbeiderne innen rimelig tid får svar på direkte spørsmål som ellers risikerer å forsinke arbeidet, men du bør heller ikke undervurdere viktigheten av jevnlig feedback på den jobben som medarbeideren har levert. Et enkelt "takk!" eller "bra jobba" kan gjøre en stor forskjell.
Bruk gjerne videosamtaler for å ikke gå glipp av kroppsspråk, blikk og ansiktsutrykk.
-
Fysiske møter med jevne mellomrom
Hvor fantastiske de digitale mulighetene enn er så kommer man ikke bort fra at medarbeiderne av og til trenger å møte sjefen sin ansikt til ansikt. Du bør også se til at medarbeiderne får treffe hverandre noen ganger i året. Når dere ses er det viktig å bruke tiden smart. Unngå å legge verdifull tid på ren informasjon og fokuser heller på dialog, kurs, workshops og morsomme aktiviteter som styrker lagfølelsen.
-
Sett pris på relasjonene
Som leder er det din oppgave å passe på at alle medarbeidere føler seg sette og hørte, at de trives, og at de har de verktøyene de trenger for å prestere. Sett bort fra de daglige spontane samtalene er det forståelig en vanskelig oppgave - men den er langt fra umulig. En måte kan være å satse på regelmessige samtaler der dere ser på stemningen. Bruk gjerne videosamtaler for å ikke gå glipp av kroppsspråk, blikk og ansiktsuttrykk - viktige puslespillbiter når vi prøver å forstå hva vår samtalepartner egentlig mener. et tips er å tilby å by inn til felles digitale møter når dere skal gratulere noen på fødselsdagen, ønske en nyansatt velkommen, eller takke en ansatt som slutter. Små ting som kan gjøre en stor forskjell for relasjonene i teamet.
-
Ha virtuelle kaffepauser
Kaffepauser og småprat har mye å si for arbeidsglede og trivsel og er noe de fleste ikke vil være foruten. Med litt kreativitet går det an å få til kaffepauser selv om dere ikke ses ansikt til ansikt. Et enkelt tips: Når dere har videomøte, slå ikke av kamera når det er tid for pause, hente heller kaffe og fortsett å prate videre med hverandre, gjerne om noe som ikke angår jobben. Eventuelt går det an å opprette et chatkanal som kan brukes i pauser.
-
Tenk smart i verktøysjungelen
Trello, Procejtplace, Skype, OneNote, Planner, Slack... Det finnes en jungel av digitale verktøy for samarbeid og kommunikasjone online. Problemet er gjerne å finne et verktøy for de oppgaver som dekker alle behovene. Det kan være fristene å hoppe på den seneste mest flashy produktet, men vær obs på at dere velger et verktøy som løser behovene deres på en best mulig måte. Tre tommelregler er; Et verktøy skal ha en tydelig arbeidsoppgave, det skal være brukervennlig og det skal fungere bra sammen med deres andre verktøy og programmer.
En annen måte å gjøre samarbeidet lettere er å utnytte alle de smarte funksjonene som et nettbasert personalsystem kan tilby, som du eksempelvis finner i Flex HRM. Noen eksempel på funksjoner i Flex HRM som gjør teamets hverdag lettere:
-
Med startsiden i Flex HRM har du alltid kontroll på hvilke kolleger som er på jobb - selv om dere sitter på ulike kontor. På startsiden finnes også en smartfunksjon for å dele rapporter og andre dokumenter med hverandre.
-
God oversikt over timelister, fraværssøknader og reiseregninger. Deadlines for godkjenning og attestering av timelister og reiseregninger holder systemet kontroll på for dere. Dere slipper å bruke tid på papir og på å sende ut e-poster for påminnelser.
-
Både leder og ansatt har full kontroll på arbeidsskjema og arbeidsskift og kan enkelt kommunisere med hverandre om hvem som kan rykke inn ved sykdom og lignende.
-
Lag oppdrag med deadlines for deres løpende arbeidsoppgaver og la systemet sende dette ut automatisk til de ansvarlige, slik at viktige ting arbeidsoppgaver ikke havner mellom to stoler.
