På tide å ta kontroll over bedriftens viktige HR-nøkkeltall - og slutte å stole på magefølelse og antagelser? Føles det vanskelig å komme i gang i en jungel av forskjellige systemer og beregninger? Eller tenker du på hvordan du kan ta jobben med nøkkeltall til neste nivå? Vi har sju tips!
Gå etter magefølelse eller fakta? Hvordan jobber din bedrift for å ta tempoet i selskapet og personalet, identifisere uønskede trender og ta de rette tiltakene til rett tid? Nøkkeltall er et effektivt verktøy for HR- og personaladministratorer for å måle og analysere hvordan det går for selskapet, for å oppnå fastsatte mål og for å sette riktig kurs fremover. Med konkrete tall å lene seg på, er det rett og slett betydelig bedre betingelser for å ta informerte beslutninger til fordel for personalet og driften - enten det er å overvinne høy personalomsetning eller å analysere mønstre og sammenhenger når det gjelder sykefravær. Men hvordan skal man da tenke at arbeidet med HR-nøkkeltall skal være nyttig? I hvilken ende begynner du? Hvordan velger du de riktige nøkkeltallene for bedriftens behov? Og hvordan pakker og formidler du dem best? Vi ser nærmere på dette nedenfor.
Sju tips for å lykkes med HR-nøkkeltall
Mål riktig - sett tallene i en sammenheng, visualiser og handle. Dette er noen stikkord når vi snakker om suksessfaktorer i jobben med selskapets HR-nøkkeltall.
-
Mål med riktige parameter Mengden data som omgir oss ser ut til å vokse og vokse, og i dag er det bedre muligheter enn noensinne til å få nøyaktig informasjon om bedriften. I takt med dette øker også kravene til ledelse og HR om å prøve å navigere riktig i jungelen av tiltak, nøkkeltall, indekser og beregningsmodeller som er der ute. Det er rett og slett lett å føle seg overveldet når stort sett alt kan måles. Trikset med å lykkes med HR-nøkkeltallene er å fokusere på de tiltakene som føles mest relevante og effektive for virksomheten din. Å måle riktig i stedet for mye, kort sagt. En god start er å starte fra virksomhetens overordnede mål og strategier. Hvilke områder kan vi identifisere som er spesielt viktige for selskapets suksess? Hvilke suksessfaktorer knyttet til personalet kan vi identifisere? Hvilke risikoer, utfordringer og forbedringsområder ser vi foran oss - i dag og på lang sikt? La svarene på disse spørsmålene lede valget av HR-nøkkeltall, og sørg for å forankre formålet med hver av nøkkeltallene du til slutt velger å fokusere på - og du vil ha et godt utgangspunkt for suksess.
-
Jobbe i grupper Å hente frem relevante nøkkeltall for din virksomhet er derfor noe som bør gjøres nøye. Det er derfor lurt å gjøre arbeidet i grupper. I tillegg til ledelsen som har det overordnede ansvaret for å lede selskapet i ønsket retning, er det bra å involvere avdelingsledere og HR som ofte kan dele mer praktisk kunnskap og erfaringer fra hverdagen om hvilke spesifikke hendelser, aktiviteter og atferd du bør rett frontlyset mot. Å jobbe i team er også en god måte å øke engasjementet og en ansvarsfølelse rundt det fortsatte arbeidet med HR-nøkkeltallene dine. Sist men ikke minst: gjør det klart for hverandre at nøkkeltall er et område som krever langvarig arbeid og at du må evaluere og revurdere målingene dine over tid, slik at de hele tiden holdes oppdatert og i live.
-
Sett opp mål Ett nøkkeltall i seg selv sier ikke mye. Det er først når vi setter det i forhold til noe annet at det blir meningsfullt. Sett mål for kritiske nøkkeltall som personalomsetning og sykefravær for å gjøre nøkkeltallene relevante og være i stand til å følge opp nåverdien i forhold til ønsket verdi. Hvor står vi og hvor vil vi?
Begynn med et fåtall enkle nøkkeltall
-
Sørg for at dere beregner på samme måte Hvordan defineres man personalomsetning? Mener vi det samme og teller vi på samme måte? Å etablere klare definisjoner for HR-nøkkeltallene og holde seg til dem er viktig for å kunne sammenligne og følge opp over tid. Mange anbefaler også å starte med noen få, lettfattelige nøkkeltall og deretter bygge videre med mer og mer komplekse på sikt. Hvis du setter inn detaljerte nøkkeltall i begynnelsen, er det en risiko for at arbeidet føles overveldende og at du mister oversikten.
-
Gjør sammenligninger og bryt ned data Er en personalomsetning på 12 prosent god eller dårlig? Når det er sagt, uten kontekst, vil HR-nøkkeltallene dine være ganske kjedelige. I tillegg til å sette dem i forhold til målene dine, må du for eksempel se på hvordan utviklingen fremover og bakover i tid ser ut. Så sørg for å tenke langsiktig og studere tallene over lengre tid. Vurder også om du kan gjøre HR-nøkkeltallene mer effektive ved å: - kombinere flere parametere og derved oppdage mønstre og sammenhenger. Hvordan fordeles for eksempel personalomsetningen mellom ulike årsaker til avgang? bryte ned antall mindre enheter, for eksempel avdelinger og kategorier av ansatte. Hvordan er sykefraværet i avdeling A sammenlignet med for eksempel avdeling B? - i tilfeller der det er mulig å sammenligne utenfor egen virksomhet. Hva er for eksempel en "normal" personalomsetning i din bransje og hvordan har du det i forhold til det? (Så er det bare å sørge for at du bruker samme mål på personalomsetningen for å få et riktig bilde).
-
Analyser og ager Først: Mål og sammenlign. Deretter: analysere og handle. Et strategisk arbeid med selskapets HR-nøkkeltall er basert på at du ikke bare stiller deg selv spørsmålet om hvordan det ser ut, men også hvorfor det ser ut som det ser ut - og deretter handler etter disse innsiktene. Hvis du har konkrete tall på en kritisk nøkkeltall som selskapets sykefravær og også analyserer årsakene bak utfallet, er det gode forhold for å ta konkrete og målrettede tiltak for å redusere det. Oppsummere hva du har kommet frem til i en handlingsplan hvor du dokumenterer hva som må gjøres, av hvem og når.
-
Visualisere og kommunisere Kanskje du har en klar ide om hvilke HR-nøkkeltall du vil følge opp, men sliter med ineffektive verktøy for å pakke og presentere dem? En vanlig kilde til problemer er at dataene er spredt på en rekke steder - i flere forskjellige personalsystemer som ikke er synkronisert med hverandre eller kanskje til og med i Excel-format. Resultatet: mange timers arbeid med tungvint overføring, manuelle oppføringer og produksjon av ulike rapporter som må sendes frem og tilbake mellom de involverte. Heldigvis finnes det moderne, digitale verktøy der ute som gjør jobben til dine HR-nøkkeltall mer oversiktlig . Løsningen heter dashbord - et slags digitalt instrumentpanel som pakker oppdaterte HR-nøkkeltall på en visuell, lettfattelig og interessant måte for folk som trenger tilgang til dem, alt sammen med noen få korte klikk. Her har vi samlet de fem beste fordelene bedriften din kan dra nytte av med dashbordet vårt som en del av vårt HRM-system Flex HRM: - Sømløs flyt der all data allerede er i systemet, i ett og samme grensesnitt. Ta farvel med tungvint overføring og klipping og liming i Excel-filer! - Fint og intuitivt grensesnitt med søylediagrammer, grafer, sektordiagrammer og målere med grønt/gult/rødt lys som gjør kjedelige tall til brukbar innsikt. - Sikrer at riktig informasjon når riktig person gjennom rollebasert tilgang. - Tilgang til et standard dashbord med forhåndskonfigurerte paneler som gjør det ekstra enkelt å komme i gang - men også muligheten til å lage dine egne dashboards hvis du skreddersyr akkurat dine behov. Mulighet for å måle og følge opp et stort antall av de vanligste HR-nøkkeltallene: sykefravær, personalomsetning, antall heltidsstillinger (årsverk), årsaker til avgang, gjennomsnittsalder, gjennomsnittlig arbeidstid og mer.
Har du tanker om hvordan dashbordet vårt kan forenkle og forbedre arbeidet med viktige HR-nøkkeltall? Les mer om dashbordet i Flex HRM, eller kontakt oss, så viser vi deg det!
