Snart på tide med høstens medarbeidersamtale? Virker det slitsomt? Pust ut og forbered deg ordentlig. Vi har samlet de beste tipsene for en vellykket medarbeidersamtale.
Medarbeidersamtalen, eller utviklingssamtalen som noen også kaller det, er en samtale du som leder skal ha med dine medarbeidere. Dette bør skje minst en gang i året. Dere ser tilbake på året som har gått, ser på hverandres arbeidssituasjon og legger opp en plan for fremtiden. Dette skal være på bakgrunn av hvordan dere sammen kan nå bedriftens mål og være bidragsytere for bedriften på en best mulig måte. Det finnes flere fordeler med å legge litt ekstra tid og energi på medarbeidersamtalen. Samtalen forsterker relasjonen mellom leder og medarbeidere og øker medarbeidernes motivasjon og engasjement. Dessuten er det et bra forum for å drøfte verdifulle ideer om forbedringer, samt identifisering av signaler om dårlig helse og eventuelle brister i arbeidsmiljøet. Kort oppsummert er medarbeidersamtalen et verdifullt redskap for å se til at medarbeiderne trives og utvikles. En måte å se til at de ansatte når sitt fulle potensiale. Om medarbeiderne når sitt fulle potensiale vil også bedriften gjøre det. En typisk vinn-vinn situasjon med andre ord!
Sjekkliste før medarbeidersamtalen
For å få mest mulig ut av samtalen er det noen ting du som leder burde forberede. Her kommer litt tips og råd på vegen.
-
Sett av tid og velg møterom Sett av nok tid, slik at dere ikke behøver å stresse gjennom samtalen. De fleste anbefaler 1-1,5 time per samtale. Tenk også på å velge et avslappet og adskilt miljø der dere ikke risikerer å bli forstyrret av telefoner og besøk.
-
Send innkallelse i god tid Ikke bare du som sjef, men også medarbeiderne bør få muligheten til å forberede seg i god tid. Send derfor ut innkallelse i god tid, helst to uker i forveien. Informer om hva samtalen vil handle om. Det er bra om medarbeideren har tenkt på spørsmål som for eksempel: Hva syns jeg fungerer bra/mindre bra i min nåværende stilling? Har jeg de riktige forutsetningene for å nå mine mål? Får jeg brukt kompetansen min? Hva er mine ønskemål om fremtidig utvikling?
-
Gå gjennom notatene fra forrige samtale Se på eldre notater fra den siste medarbeidersamtalen. Hva ble dere enige om? Hvilke eventuelle endringer har skjedd siden sist?
-
Oppdater deg på arbeidsoppgaver og resultat Pass på at du har et klart bilde på den nåværende arbeidssituasjonen med tanke på arbeidsoppgaver og ansvarsområde for medarbeideren din. Tenk gjennom hvordan du skal summere hans/hennes resultat ut fra målene dere har satt. Se også fremover og se på fremtidige mål.
-
Forbered spørsmål I mange bedrifter har man tatt frem en standardisert mal for samtlige medarbeidersamtaler. Fordelen er at man forsikrer seg om at alle ansatte får det samme utgangspunktet og at ingen går glipp av visse spørsmål. Dessuten er det lettere å jamføre svarene og gjøre oppfølginger fra en samtale til en annen. Malen for samtalen bør da være utformet slik at spørsmålene er relevante for din bedrift og at den med jevne mellomrom bør ses over og oppdateres. Finnes det en ferdig mal, gå ut fra den når du forbereder samtalen. Tenk gjennom hvordan du skal legge opp samtalen slik at det passer deg og medarbeideren du skal møte. Hvilke deler føles det ekstra viktig å legge fokus på i akkurat dette møtet? Hva vil du at dere skal ta med dere når samtalen er over? Dersom du ikke har en mal for medarbeidersamtale, har flere av de større fagforbundene maler og sjekklister du kan gå ut fra. Unionen foreslår en struktur med fem hovedtema som en bygger samtalen rundt: Tilbakeblikk, fremtiden, kompetanseutvikling, trivsel, og arbeidsmiljø.
Bruk gjerne en mal for å unngå å glemme viktige spørsmål.
Tenk på dette under medarbeidersamtalen
Du og din medarbeider har forberedt dere. Nå er det på tide med selve samtalen! En åpen dialog er en forutsetning for om en medarbeidersamtale vil utgjøre en forskjell. Hvordan får man til dette? Her er fem tips (og ett bonustips).
-
Lytt Kanskje har du selv vært på en medarbeidersamtale der din leder nylig er tilbake fra et annet møte og begynner samtalen, nesten på autopilot. En slik samtale vil neppe ha noen særlig effekt. I stedet bør du strebe etter en dialog der både du og din kollega får muligheten til å ta ordet. Likevel er det din rolle som sjef og lede samtalen, med det innebærer ikke at du skal detaljstyre samtalen. Lytt aktivt, still oppfølgende spørsmål. Vis at du virkelig er nysgjerrig på å høre hva medarbeideren svarer.
-
Still åpne spørsmål De mest fruktbare samtalene får vi gjennom å stille åpne spørsmål. Det som skiller seg fra de typiske ja / nei-spørsmålene, er at åpne spørsmål gir motparten muligheten til å si det han/hun mener, føler eller tenker. Unngå derfor spørsmål som "Trives du på jobben?". Spør heller om den ansatte kan svare på hvordan han/hun trives på jobben.
-
Benytt sjansen til å gi og få tilbakemeldinger Vi vil alle føle oss betydningsfulle og sett. Medarbeidersamtalen er et bra forum for å gi positive tilbakemeldinger og bekrefte at du legger merke til og verdsetter god innsats og gode prestasjoner. Samtidig er det viktig å ha fokus på områder man kan forbedre seg på og potensiale til utvikling. Her er det din oppgave å på en tydelig og oppriktig måte å informere medarbeideren om hva han eller hun kan jobbe videre med. En effektiv måte å gi tilbakemeldinger på er å bruke jeg-budskap, som for eksempel: "Jeg har lagt merke til at..." eller "Jeg opplever at...". Det legger fokus på din opplevelse og gir rom for at din samtalepartner kan svare med sitt syn på saken, uten å gå i forsvar. Glem heller ikke å be medarbeideren om å gi deg tilbakemeldinger som sjef, slik at også du kan forbedre deg og gjøre en bedre jobb. Tenk på medarbeidersamtalen som en del av en større kultur på arbeidsplassen der det kjennes naturlig å gi og få tilbakemeldinger - både positiv og konstruktiv kritikk.
-
Vent med lønnsamtalen Selv om medarbeidersamtalen og lønnsamtalen har mye med hverandre å gjøre, burde de ikke foregå samtidig. Om dere prater om lønn vil dere helt enkelt ikke kunne ha en åpen og ærlig samtale om nåværende arbeidssituasjonen og målsetninger. Vær tydelig på at medarbeideren må være inneforstått med dette, før samtalen begynner.
-
Dokumenter og følg opp Avslutt samtalen med å gå gjennom hva dere har blitt enige om. Hva er neste steg? Hva er deres nye mål? Hva skal dere gjøre for å nå de? Dokumenter og lagre notatene på en slik måte at både du og medarbeideren din husker de. Er det noe du som leder har lovet den ansatte, pass på at du holder løftet. Glem heller ikke den viktige oppfølgningen, noe som mange glemmer. For at medarbeidersamtalen skal gi gode resultater som varer, er det viktig at dere følger opp målene med jevne mellomrom.
Bonustips: Bruk et personalsystem som har støtte for medarbeidersamtale
Flex tilbyr støtte for medarbeidersamtaler med modulen Flex HRM Employee. Her finner du en smart måte å effektivisere både planleggingen og gjennomføringen av medarbeidersamtalene. Lag skreddersydde maler og la medarbeideren fylle i sine svar med et brukervennlig grensesnitt direkte i systemet. Lagre deretter informasjonen sammen med historikk, kursplanlegging og annen relevant informasjon som både du og medarbeideren har tilgang til, alt samlet på ett sted. Fordelene er mange: Du får et perfekt overblikk, sparer tid, og forenkler prosessen både for sjef og medarbeidere. Dessuten slipper dere bekymringer med papir på ville veier.
Les mer om medarbeidersamtale i Flex HRM Employee her. Kilder: Ledarna Unionen
