Er du lei av tungvint og kjedelig administrasjon av kvitteringer, utlegg og reiseregninger? Vil du at det skal være en måte å gjøre prosessen enklere og morsommere - for alle parter? Vi har noen smarte tips til deg!
Let opp og samle sammen kvitteringer, prøv å tyde det som står på dem, fyll ut tall, stift sammen og send inn. Vent til lederen godkjenner reisefakturaen, få den tilbake igjen fordi det er noen detaljer du har gått glipp av, start på nytt ... All administrasjon rundt reiseregninger, kvitteringer og utlegg kan fort bli en tidstyv og en irritasjon. Men heldigvis trenger ikke dette å være tilfelle - hvis du bytter ut gamle, manuelle arbeidsmetoder og utdaterte systemer med de nyeste digitale løsningene. Nedenfor har vi samlet tips og triks, smarte funksjoner og løsninger som vil hjelpe deg med å skjerpe styringen av dine reiser og utlegg.
-
Ta med deg appen på bilreisen
Det har vært mildt sagt en spesiell vår og sommer, med flyforbud, innreiseforbud og stadig nye anbefalinger for hvordan vi skal handle når vi beveger oss rundt i samfunnet. På rekordtid har mange av oss gått fra å være rookies til eksperter på Zoom, Teams, Skype og andre digitale møteverktøy. Men i tilfeller der du har tatt avgjørelsen om å ta bilen eller toget til det viktige møtet IRL, kan det føles hyggelig å kunne bruke så lite tid som mulig på administrativt bry under og etter turen, slik at du i stedet kan fokusere på å forberede deg til møtet eller følge opp det du ble enige om under møtet. Visste du for eksempel at det finnes tjenester som gjør det mulig å registrere din bilreise digitalt - direkte på mobilen din? Det er en smart måte å holde rede på hvor langt du har reist og hvor lang tid det tok. Prinsippet er enkelt: Du setter deg i bilen, tar opp telefonen og begynner å spille inn reisen med et enkelt klikk i appen. Når du er fremme, er det bare å trykke Stopp. Nå er hele turen, med mulige stopp underveis, spilt inn ved hjelp av satellittposisjonering. Appen holder ikke bare oversikt over reisetid og kjørelengde, men beregner også automatisk hvilke kompensasjoner du har krav på - slik at du ikke trenger å bruke tid på det selv. Etter det er det bare å registrere kvitteringer og utlegg, og reiseregningen er ferdig utfylt. Ganske smart, ikke sant?
Visste du at det finnes tjenester der du kan spille inn din bilreise direkte på mobilen?
-
Unngå hodebry med kvitteringer
Hvor flink er du til å ta vare på kvitteringene dine? Er de samlet i en haug på pulten? Ender de opp krøllete og uleselige i bunnen av vesken din? Hender det at du mister de? Med digital håndtering av kvitteringer unngår du alle disse bekymringene - bare hent frem mobilen din og ta et bilde av kvitteringen umiddelbart etter at du har handlet eller gått ut av drosjen. Så enkelt er det. Faktum er at det er flere triks i de nyeste og skarpeste reiseregningsystemene - slik at du får hjelp helt frem til målstreken. For eksempel tilbyr mange leverandører nå muligheten til å skanne og tolke kvitteringen din - noe som fremskynder hele prosessen ytterligere. Dette betyr at all viktig informasjon, som dato, beløp og merverdiavgift, tolkes av appen og havne automatisk i riktig felt i reiseregningen. Med kvitteringskanneren er dermed arbeidsinnsatsen minimal. Bare ta en rask titt på at det ser riktig ut og lagre. Lederen mottar et varsel og kan godkjenne/avslå med et enkelt tastetrykk. Ferdig!
-
Fra kortkjøp til ferdig utfylt reiseregning med noen få tastetrykk
Å håndtere utlegg betalt med kort på en manuell måte er ofte både tidkrevende og tungvint. Jo mer informasjon du må taste inn selv, jo større er risikoen for feilberegninger og brukerfeil. Med andre ord: det er mye å hente på digital utleggshåndtering! I det ideelle tilfellet bør alle utgifter som ansatte gjør med kort - enten det er kjøp av kontorrekvisita, representasjonskostnader eller andre utgifter - lett samles direkte til reiseregningen med noen få klikk. I noen reiseregningssystem trenger du heller ikke tenke på hvilken utleggskode du skal velge for en bestemt transaksjon. Hvis du for eksempel betaler for parkering med kort, identifiserer systemet automatisk kjøpsstedet - og sørger for at utgiftene blir sortert under riktig kategori på reiseregningen. Enkelt, raskt og trygt!
-
Unngå overraskelser med automatiske påminnelser
Fleksibilitet på alle nivåer - det er det som kjennetegner et virkelig godt reiseregningsystem etter vår mening. Invester i funksjoner som forenkler livet ikke bare for ansatte, men også for sertifiseringsleder og lønnsavdeling. For eksempel kommer mange reiseregningsystem nå med en påminnelsesfunksjon der du kan sette tidsfrister med varsler når det er på tide å klarmarkere og attestere. I tillegg er det ofte mulig som leder å flagge om en registrert reiseregning inneholder feil informasjon, slik at en enkelt kan bevisstgjøre den ansatte om hva som må rettes. En smart måte å sørge for at alle vet hva de skal gjøre og når - samtidig som man unngår de kjedelige post-it-notatene og påminnelser på e-post.
-
Reiseregning i appen – jobb hvor og når du vil
Jobb på venterommet, på bussen, ved frokostbordet eller ute hos kunden. Mange setter pris på friheten til å reise hvor de vil og når de vil. Det kan for eksempel være lurt å kunne legge inn noen kvitteringer på mobiltelefonen din når du er på farten, og deretter fylle ut og fullføre reiseregninger i fred og ro mens du sitter ved datamaskinen. Med en app eller skyløsning for dine reiser og utlegg ikke det noe problem. Det er en smart måte å gjøre jobben både mer fleksibel, enklere og morsommere - og dermed også øke sjansene for at reiseregningen blir utfylt nå og ikke senere.
-
Gjør det riktig - umiddelbart
Etter vår mening bør du ikke trenge en lang opplæring eller en tykk manual for å registrere reiseregningen din - det skal bare være enkelt å gjøre riktig. En annen fordel med å velge en moderne digital løsning er at systemet hjelper deg med å holde oversikt over alle kostnader og summer, fra valuta og momssatser til kvoter og kjørelengdekompensasjon, og at ingenting er registrert som er i strid med selskapets policy og forskrifter. I det perfekte reiseregningssystemet forstår også brukeren - selv de uerfarne - raskt hva de skal gjøre og i hvilken rekkefølge. Hvis du vurderer ulike systemer, er det derfor lurt å ta litt ekstra titt på grensesnittet. Er det en intuitiv flyt, en innebygd hjelp eller guide som guider brukeren trinn for trinn gjennom hele flyten? Advarsler som indikerer når noen detaljer er glemt eller fylt ut feil? Alle slike funksjoner som øker sjansen for at det vil være helt fra starten reduserer tidkrevende arbeid og kontroller i etterkant. Uansett hvilken løsning bedriften din bruker på reise og utgifter i dag - med denne listen har du forhåpentligvis fått noen verdifulle tips med i bagasjen. Reis forsiktig og lykke til!
Synes du filosofien vår om det perfekte reiseregningssystemet høres bra ut? Da tror vi at du også vil like HRM Travel - vårt reiseregningssystem i skyen. Selvfølgelig er det nettbasert og med en brukervennlig mobilapp for rapportering og godkjenning på farten. Støtte er tilgjengelig for å skanne kvitteringer, registrere bilreiser, kredittkortforbindelse og alle andre fantastiske funksjoner du finner i listen vår ovenfor. Systemet passer for deg som ønsker en komplett og sømløs komplett løsning for reiser, utlegg, kvitteringer og bilreiser - alt du trenger samlet på ett sted!
