Har du og dine kolleger fått nok av tungvinte systemer med kjedelige design? Da er du ikke alene! God brukervennlighet topper listen av krav for selskaper som leter etter et nytt HRM-system. Men hva er med på å gjøre et system brukervennlig? Hvordan vet du om løsningen din gir optimal brukervennlighet?
"Et intuitivt og brukervennlig system som er lett å lære, grafisk tiltalende og fungerer like godt på alle enheter." Har du noen gang vært involvert i diskusjonene før du investerte i et nytt system - eller for den saks skyld bare surfet rundt på forskjellige systemleverandørers nettsteder, ja da er samtalen absolutt gjenkjennelig. Mengden apper og andre brukervennlige grensesnitt som omgir oss i hverdagen har vokst i rekordfart
-og med dette også kravene og forventningene til en god brukeropplevelse med våre arbeidsrelaterte verktøy. Faktum er at du som arbeidsgiver har alt å tjene på å ta dette med brukervennlighet på alvor. Fornøyde og mer effektive ansatte, mindre behov for støtte og opplæring og lavere risiko for feil gjør brukervennlige verktøy til en virkelig vinn-vinn for både ansatte og virksomheten.
Hva betyr egentlig brukervennlighet?
Brukervennlighet er som sagt et konsept som de fleste av oss kan forholde oss til, men hva står det egentlig for? Vel, brukervennlighet handler - enkelt sagt - om hvor lett en tjeneste, et produkt eller system er å bruke og lære. Det kan også beskrives som et mål på brukerens opplevelse ved interaksjon med grensesnittet. Et brukervennlig system er et system som ikke oppleves som vanskelig eller ubehagelig å jobbe med. I daglig tale dominerer begrepet brukervennlighet, men i interaksjon mellom mennesker og datamaskiner foretrekker man i stedet å snakke om brukervennlighet, et litt bredere konsept som i større grad understreker at produktet ikke bare skal være hyggelig og lett å bruke, men også effektivt og effektivt, det vil si at det vil hjelpe deg med å løse dine spesifikke behov. For enkelhets skyld vil vi fortsette å holde oss til det mer dagligdagse begrepet brukervennlighet.
God brukervennlighet blir ikke lagt merke til
Når et system, en app eller et nettsted fungerer etter hensikten, er det vanligvis ikke noe vi reflekterer over - god brukervennlighet blir ikke lagt merke til. Mangel på brukervennlighet, men det vil etter all sannsynlighet gjøre det. Når det er sagt, hva er de konkrete funksjonene som avgjør om et grensesnitt er brukervennlig eller ikke? Her er en liste over eksempler på viktige aspekter som vanligvis fremheves:
-
Feedback/tilbakemelding fra systemet for å indikere gjeldende status for en prosess og for å signalisere om brukeren har gjort rett/galt i et bestemt trinn.
-
Hjelpetekster for å veilede brukeren til for eksempel hvordan et skjema skal fylles i.
-
Logisk og enhetlig struktur i alt fra menyer, faner og ikon til ordvalg og farger for å forenkle gjenkjenning og navigasjon.
-
Enkel design der de ulike brukerrollene bare ser informasjonen og funksjonene som er relevante for dem.
-
God feilhåndtering. Systemet må minimere risikoen for feil og - i tilfeller der det oppstår feil - gi klar informasjon om hvor feilen eksisterer og hvordan den kan utbedres.
-
Minimalt med egne innmatinger. Systemet må minimere antall steder hvor brukeren selv trenger å legge inn informasjon.
-
God lesbarhet i form av for eksempel passende skriftstørrelse og skrift, tilstrekkelig luftighet og kontrast.
Hva kjennetegner et brukervennlig HRM-system?
Linda Tesell er produktsjef i Flex Applications, noe som betyr at hun har det overordnede ansvaret for all ny utvikling og videreutvikling som skjer i Flex HRM Employee - en HR -modul som er en del av den nettbaserte komplettløsningen Flex HRM. Hvordan ser hun og teamet på brukervennlighet? Og hvordan implementeres det i Flex sine produkter? - Brukervennlighet er et veldig bredt felt. Men fremfor alt handler det om at systemet er intuitivt, det vil si lett å forstå uten forklaringer, samtidig som det føles fint å jobbe med. Det må være en logisk struktur i menyene slik at du enkelt kan kjenne deg igjen uansett hvilken funksjon du jobber med. Du bør også kunne gjøre det du vil med så få tastetrykk som mulig, sier Linda og legger til: - I Flex HRM har fokuset også vært å samle alt som trengs for personaladministrasjon i ett, enkelt system. Dette betyr at brukerne bare trenger å holde styr på påloggings informasjon og lære et grensesnitt, mens ledere og administratorer unngår dobbeltarbeid og tungvint overføring når alt som er knyttet til personalet er samlet på ett sted.
Viktig med tilpasninger til målgrupper
Linda understreker også at brukervennlighet alltid må sees i lys av de spesifikke brukerne og deres behov. - Det er viktig at systemet er brukervennlig for alle typer brukere, for eksempel ledere, administratorer og medarbeidere. Vi har derfor sørget for at menyer og funksjoner enkelt kan skreddersys til disse forskjellige rollene. Som ansatt ser du bare det som er relevant for deg, for eksempel tidsrapport og reisefaktura - uten mye unødvendig informasjon som er forvirrende. Ledere får oversikt over sine ansatte i de forskjellige visningene i systemet, og administratorer har igjen tilgang til de forskjellige innstillingsalternativene de trenger. Det er også mulig å la hver enkelt bruker designe, for eksempel utseendet på startsiden, systemfarger og mer etter eget ønske.
Brukervennlighet er gjennomgående i Flex HRM
Linda forklarer at spørsmål om brukervennlighet hele tiden er tilstede og gjennomsyrer alle deler av virksomheten hos Flex. Men hvordan blir arbeidet med å sikre brukervennlighet mer konkret? - En ny eller forbedret funksjon begynner med å forstå behovet bak og formålet med utviklingen. Deretter produserer vi ett eller flere løsningsforslag som revideres i samarbeid både med våre interne eksperter her på Flex og sammen med våre kunder. For eksempel er vår test- og kvalitetsavdeling involvert i prosessen helt fra begynnelsen for å markere risiko og sikre at vi får en fungerende løsning basert på hele systemet, forklarer Linda og legger til:
- Vi har alltid en løpende dialog mellom alle involverte, fra idé til ferdig løsning. Forespørsler og forbedringer kommer stadig inn fra våre fantastisk talentfulle kunder og partnere, men også fra våre forskjellige funksjoner internt hos Flex. Vi vil alltid vite mer om de forskjellige utfordringene våre kunder står overfor i hverdagen og er alltid lydhøre for forslag!
Til slutt Linda, hva er planene for fremtidig utvikling når det gjelder brukervennlighet?
- Vi fortsetter å jobbe blant annet med å få veiledning i mer komplekse funksjoner i systemet. I forbindelse med onboarding, for eksempel, legger vi for øyeblikket til støtte for at du som kunde kan legge inn informasjonstekster som passer dine behov. Tror du som oss at brukervennlighet er et tema som ikke kan snakkes nok om? Eller er du bare generelt nysgjerrig på dette med en smart digital personaladministrasjon? Kontakt oss for en personlig demo, så viser vi deg hvordan Flex HRM kan forenkle og effektivisere hverdagen for deg og dine kolleger.
