Effektiviser møtene - 13 tips

Utfordringer med det tekniske, ingen agenda og diskusjoner ut av kontroll. Klokken tikker og du tenker på alt utenfor møterommet du må få gjort før du drar hjem fra jobb. Kjenner du deg igjen i beskrivelsen? Da er du ikke alene. Unødvendige og ineffektive møter er et utbredt problem på norske arbeidsplasser. Å forbedre møtekulturen trenger ikke nødvendigvis å være så vanskelig.

Informasjonsmøter, avdelingsmøter, ukentlige møter og avklaringsmøter. Veldig mye av arbeidstiden går til nettopp dette. En utfordring mange norske bedrifter sliter med er at møtene har en tendens til å bli ineffektive. Likevel er møter viktige for kommunisere, planlegge og ta avgjørelser. I tillegg er de inkluderende for medarbeiderne og har innflytelse på driften av selskapet. Gode møter kommer ikke av seg selv. Det krever en innsats både fra den som holder møtet og for de som deltar. Ved å effektivisere møtene kan man sørge for at færre produktive timer går tapt, man taper mindre penger, samt at man får lykkeligere og mindre stressede ansatte.

13 tips for å effektivisere møter

Å tilrettelegge for gode møter er ingen rakettforskning. I utgangspunktet er det tre ting som trengs: en gjennomtenkt møtepolicy, riktige forberedelser i forkant og god disiplin i selve møtet.

1. Møteregler

   Et viktig grunnlag for effektive møter er spillregler. Hva ønsker vi å oppnå med møtene våre? Hvor lenge skal de vare? Hvem innkaller til møter? Hvilke regler har vi, for eksempel når det gjelder å møte opp i tide. Sist, men ikke minst, informer medarbeiderne om spillreglene og policy rundt møter.

2. Formuler formål og sett en agenda

   Alle møter må ha et formål. Formålet kan være å ta noen beslutninger, diskutere, dele informasjon eller brainstorme. Lag en agenda og sett en tidsramme for hvert element som skal adresseres. Forsikre deg om at de viktigste sakene blir plassert øverst på dagsordenen, da det er de som vanligvis får mest fokus. Teng også på ditt ansvar for som møtedeltager; Hvis du blir kalt inn i et møte som deltager uten et klart formål kan du be om å få formålet presentert for deg og de andre deltagerne.

3. E-post som alternativ?

   Før du sender ut innkallelse til møte, bør du vurdere om et møte virkelig er nødvendig. Kan et rent informasjonsmøte erstattes av en e-post? Spør deg selv om det må være et fysisk møte, eller om det er nok med et nett/telefonmøte (en betraktning som er spesielt viktig hvis møtedeltakerne har lang reisevei.)

4. Forbered deg

   Forberedelser er Alfa & Omega. Send ut agenda (inkludert formål og mål) til deltagerne i god tid. Vær tydelig på hvordan deltagerne kan forberede seg og hva som forventes. Send relevante dokumenter og bakgrunnsmateriell med god margin før møtet. På denne måten sørger du for at alle ha samme startposisjon når møtet starter, og at du ikke trenger å kaste bort tid på å gå gjennom bakgrunnsdetaljer.

5. Kortere møter

   Ofte setter vi en time som varighet på møtet av rutinemessige årsaker. Prøv med kortere møter om dette lar seg gjøre. Forhåpentligvis opplever du at du prioriterer bedre og blir mer effektiv.

6. Ikke inviter samtlige

   Ikke inviter alle til møtet, men tenk på hvem som virkelig trenger å delta. Målet og målene for møtet skal alltid bestemmes. Kanskje ikke alle trenger å delta på alle stegene? For det første, med de rette menneskene på plass blir du mer effektiv. For det andre holder du energien og motivasjonen oppe når alle føler at de spiller en viktig rolle.

7. Digitaliser møtene

   Det finnes en rekke digitale løsninger som gjør det enkelt å lage møtenotater og dele den med andre, feks. OneNote, Trello og Evernote. Med det samme verktøyet kan du også gjøre agendaen tilgjengelig og få kollegene dine til å supplere med notater. Du kan også spare tid og få bedre struktur ved å integrere møteprotokollen med oppgavelisten. I OneNote kan du for eksempel velge ordene du vil konvertere til en oppgave, og oppgaven vises med et flagg i outlook.
   
   Oppgavestyring i Flex er et annet smart verktøy som hjelper deg å skire at viktige oppgaver ikke faller mellom stolene. Her kan ledere og HR-avdelingen lage oppgaver for en rekke arbeidsoppgaver og tilordne dem til de rette personene. Ansatte vil da motta en påminnelse som en e-post eller som et push-varsel på telefonen når fristen nærmer seg.

8. Tydelige roller

   Gjør det klart fra begynnelsen hvem som er møteleder, det vil si hvem som er ansvarlig for å lede samtalen. Sørg for at du holder deg til dagsordenen og sprer ordet. Finn også ut av hva som er den beste måten å dokumentere møtet på, og hvem som er ansvarlig for dette.

9. Fjern alle distraksjoner

   Fullt fokus! Vi vet alle hvordan mobiler og andre teknologier har en tendens til å fange oppmerksomheten vår. Aller helst bør du legge igjen mobiltelefonen utenfor møterommet. Hvis dette ikke er mulig, sett mobilen på stillemodus. Må du ta med datamaskinen din, for eksempel for å dokumentere, sørg for å slå av alle forstyrrende e-postmeldinger og andre varsler.

10. Parkeringsmetoden

    Selv om du har en klar agenda er det fort gjort å spore av. som møteleder er det da din oppgave å minne gruppen om at du glir bort fra temaet. Likevel kan det være greit å lage en "parkeringsplass" for å notere ned alle disse ideene slik at de ikke går i glemmeboken.

11. Vær kreativ

    Er møtene dine rene søvnpiller? Blir du ofte for detaljorientert? Regelmessige pauser og beinstrekk er vanligvis gode måter å fylle på med energi. Forsøk også å skape variasjon ved å legge til mer praktiske elementer og alternative arbeidsmetoder, for eksempel "bikuben" (diskusjoner i små grupper),  eller stikkord-øvelser.

12. Kom i tide og avslutt i tide

    Vær disiplinert og sørg for at du både starter og avslutter møtet i tide. Det handler om å respektere at alles tid er verdifull. Har ikke alle dukket opp til det bestemte tidspunktet? Start likevel! På denne måten blir det tydelig for alle at dersom de ikke kommer i tide, begynner møtet uten dem.

13. Oppsummering

    Avslutt møtet ved å oppsummere hva dere har kommet frem til. sørg for å dokumentere avgjørelser og løsninger. Hvem gjør hva og når skal det gjøres?
    
    

Tempoet i arbeidslivet øker, og utfordringen med å få gjort alle arbeidsoppgaver blir større. Det som er gledelig er at det finnes smarte triks og verktøy som hjelper oss å jobbe mer effektivt og samtidig spare tid. På denne måten kan vi fokusere mer på å drive virksomheten fremover, enten det handler om å ta vare på ansatte, møte kunder, markedsføre bedrfiten, eller foredle produkter og tjenester.

Mer effektive møter er en måte å frigjøre tid på. En enklere og smartere personaladministrasjon er en annen. Flex HRM er systemet som fovandler tungvint og tidskrevende manuelle rutiner til automatiserte, raske og smidige prosesser. Hvor mange timer kan din bedrift spare? Les mer her.