E-signering - Fem fordeler med digital signering

Glem penn og papir. Med en digital løsning for avtaler og signaturer blir hverdagen så mye enklere for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Vi lister opp fem sterke grunner til at e-signering er en vinn-vinn.

Ansettelses- og konfidensialitetsavtaler, ansiennitetskarakterer, mottak av nøkler og jobbtelefon, skjemaer for håndtering av personopplysninger... Det finnes en mengde ulike dokumenter som ledere, lønnsadministratorer og HR-ledere må håndtere i hverdagen – noe som enkelt kan bli en komplisert og tidkrevende historie. La oss si at du skal signere en arbeidskontrakt med en ny ansatt. Først må dokumentet skrives ut og signeres av deg. Du må da enten avtale eller avtalen skannes inn og deretter e-postes eller sendes til den ansatte – som igjen må gjenta samme prosedyre: skrive ut, signere, skanne og sende tilbake.

Og bryet slutter ikke der: Når avtalen er på plass, skal den også lagres og arkiveres på en hensiktsmessig og sikker måte. For å oppsummere: den tradisjonelle måten å administrere kontrakter på er både en administrativ og sikkerhetsmessig utfordring. Løsning? Tenker digitalt – hele veien fra opprettelse av avtale til signering og arkivering.

Hvorfor e-signering?

1. Det sparer tid
   Vanskelig å få nok timer i arbeidsdagen? Ved å digitalisere håndteringen av avtaler og andre viktige dokumenter trenger ikke du som administrerer det hele å kaste bort tid på å lete etter underskrifter, skanning, e-post, post og arkivering. Selv som ansatt går prosessen superglatt – du mottar et varsel og signerer avtalen med et par klikk på datamaskinen, nettbrettet eller mobiltelefonen, uansett hvor du er. Konsekvensen: en prosedyre som tidligere tok timer (eller i verste fall dager) kan gjennomføres i løpet av noen ynkelige minutter.
   
   
2. Det trenger ikke å gå ut over sikkerheten
   Sikkerhet først! Utskrift, skanning og posting av viktige papirer medfører alltid en risiko for at (sensitive) data går tapt underveis eller havner i feil hender. Også på dette området er e-signering et mye smartere alternativ. De fleste e-signaturløsninger er knyttet til en eller annen form for autentisering (ofte Bank-ID) som sikrer at det er rett person som signerer I tillegg: i motsetning til gamle tradisjonelle avtaler er deres digitale ditto vanskeligere å forfalske. Når dokumentet er signert, er det låst for redigering og kan dermed ikke manipuleres i etterkant.
   
   
3. Bra for lommeboken – og for planeten
   Skrivere, skannere, papirforbruk, porto og lagringsplass. Håndtering av kontrakter manuelt kan være veldig dyrt i det lange løp, ikke bare i form av bortkastede produktive arbeidstimer, men også når det kommer til materialet. Med e-signering er det med andre ord mye penger å spare (og det føles selvfølgelig godt å kunne gjøre planeten en tjeneste.)
   
   
4. Hjelper deg å imponere dine ansatte
   Som arbeidsgiver har du alt å vinne på å gi nyansatte en gjennomtenkt onboarding – for når du først har fått drømmekandidaten din, vil du vel ikke at mas med det tekniske skal risikere å komme mellom dere? Med en profesjonell digital prosess for arbeidskontrakter, konfidensialitetsavtaler og alle andre dokumenter som følger med ansettelse, maksimerer du rett og slett forutsetningene for et godt førsteinntrykk hos dine ansatte.
   
   
5. Alltid kontroll på lover og reglerHvem har signert hva og hvilke signaturer mangler vi? Et annet pluss med e-signering er at det er superenkelt å overvåke status og sørge for at alt går som det skal rett i det digitale grensesnittet. Har noen savnet å signere? Da er det bare å klikke bort en påminnelse til den det gjelder. Når avtalene er signert, oppbevares de deretter trygt på ett og samme sted i det digitale arkivet og kan enkelt hentes frem ved behov.

Klar for smartere kontraktshåndtering? Vi hjelper deg! 

Er du og kollegene dine også klare til å hoppe over utdaterte og kompliserte prosedyrer for ansettelseskontrakter og andre viktige papirer? I vårt HR-system Flex HRM Employee administrerer du dine dokumenter i en jevn digital flyt fra start til slutt – på samme sted hvor du samler all annen informasjon om dine ansatte. Med noen få tastetrykk lager du en PDF og sender den til e-signatur via Scrive eller Verified. Mottakeren mottar et varsel og kan umiddelbart gå inn og signere dokumentet med sin Bank-ID eller annen valgt autentiseringsmetode – like enkelt som det er sikkert. Du er velkommen til å kontakte oss hvis du vil vite mer!