Sliter du og kollegene dine med å kommunikasjonen på arbeidsplassen? Er du lei ave endeløse e-poster, sinte påminnelser og hauger med post-it-lapper? Eller har du mange ansatte ute i felt som ikke har jobb-e-post? Med de rette digitale verktøyene kan ansatte kommunisere med hverandre uten unødvendig bry. Vi viser hvordan!
Hvordan løser du den interne kommunikasjonen på arbeidsplassen din? En stor del av arbeidsdagen går med til å ringe eller sende e-post i ulike saker? Kanskje deler av personalet også jobber "ute i felt" og mangler helt jobb-e-post? For å takle disse utfordringene har vi i vårt nettbaserte personalsystem Flex HRM lagt stor vekt på å digitalisere og automatisere informasjonsflyten og la ansatte og ledere kommunisere på den måten som passer dem - via fleksible innebygde funksjoner i appen vår og vår nettportal. Vil du vite mer om smarte snarveier? Da bør du lese videre!
Åtte smarte måter å legge til rette for kommunikasjon på jobben
Når noen ønsker å søke permisjon eller bytte vakt med en kollega, når sykdom eller andre endringer forstyrrer timeplanen, når det er på tide å sende timelisten til godkjenning, når du trenger å koordinere oppgavelistene... Hverdagen er full av utfordringer knyttet til kommunikasjonen på arbeidsplassen. Her har vi samlet åtte tips og triks fra Flex HRM og Flex HRM Mobile-appen for å hjelpe deg.
-
Oppdateringer via startsiden
Har du skrevet en instruksjon som du trenger å dele med teamet ditt? Ønsker du å sende direktemeldinger til hele personalet eller en bestemt ansatt uten å måtte lete etter e-postadresser? Eller en rask sjekk av hvordan du og kollegene dine ligge an med tanke på viktige frister? Når du åpner Flex HRM blir du ønsket velkommen av en pedagogisk og velstrukturert startside der du enkelt kan synkronisere med dine ansatte og oppdatere deg om aktuell informasjon - med noen få tastetrykk. En slags informasjons- og kommunikasjonssenter ganske enkelt, som du også enkelt skreddersyr slik at du ser nøyaktig panelene du vil ha og trenger å se. Smart, ikke sant?
-
Enkelt å få kontakt med kolleger– selv på farten
Mye på farta? I vår app Flex HRM Mobile er det flere smarte snarveier for jevnere kommunikasjon. Blant annet finner du Mine kollegaer-funksjonen som hjelper deg med å komme i kontakt med teamet ditt med noen få klikk. Her er kollegene dine oppført sammen med kontaktinformasjon og nåværende status, for eksempel "inne", "ute", "pause" og så videre. Hvis du vil komme i kontakt med noen, er det bare å klikke på navnet og ønsket kontaktsymbol - ferdig!
-
Hjem skal jeg henvende meg til? Kontaktpanelet gir deg overiskt
Vanskelig å vite hvem du kan henvende deg til i forskjellige typer saker? For å unngå dette problemet, kan du bruke det smarte kontaktpanelet i Flex HRM. Her kan du og dine kollegaer legge inn en liste over viktige kontaktpersoner (innen og utenfor selskapet), inkludert e-postadresse, telefonnummer og en beskrivelse av deres respektive rolle / ansvarsområde *. Tydelig og tidsbesparende! * Denna funktion slippes i versjon 2021.3 som blir tilgjengelig i løpet av mai, 20201.
Har en medarbeider blitt syk? Bruk appen for å sende ut en skiftforespørsel og finn en erstatter.
-
Bemanne vakter på kort varsel
Jobber du med vaktplanlegging? Da har du sikkert opplevd at en stor del av arbeidsdagen går med på jakt på personale når noen har blitt syk eller det har skjedd noen andre endringer i planen.! Med Flex HRM Mobile-appen kan du sende henvendelser via tekstmelding og e-post til medarbeideren din for å se hvem som vil ta arbeidsskiftet. Du kan enkelt se ikke bare hvilke ansatte som er tilgjengelige, men også hvilke som samsvarer med eventuelle ferdighetskrav knyttet til skiftet - slik at bare de riktige personene blir nådd av din forespørsel og ingen andre. Etter det er det bare for den ansatte å svare ja eller nei til det tilbudte vaktene direkte i appen.
-
Bytt vakt med kollegaen i lunchen
Du og kollegaen din sitter på kafferommet, og kommer til den konklusjonen at dere vil bytte arbeidsvakt denne uken. I Flex HRM er det også en smart funksjon for passendring der ansatte kan lage en rask applikasjon på mobiltelefonen - uten å måtte slå opp og snakke med lederen. Sjefen mottar en push-melding og kan ta stilling til det umiddelbart. Et fleksibelt verktøy for mer sømløs kommunikasjon på jobben - og også verdsatt av ansatte som får større deltakelse og mulighet til å påvirke timeplanen.
-
Registrer permisjon og sykefravær med et tastetrykk
På tide med en velfortjent ferie? I Flex HRM kan du raskt og enkelt søke om ferie og annen permisjon og skrive inn eventuelle ekstra meldinger med noen få tastetrykk - direkte på mobilen eller online. Og hvis du først vil oppdatere deg selv på hvor mange feriedager, flex- eller komp. Timer du har igjen for å ta ut - så kan du også gjøre det direkte i samme syn. Så snart du klikker bort en applikasjon, mottar lederen en push-melding og kan umiddelbart gi eller avvise ønsket permisjon. Hvis du blir syk og er hjemme, kan du også få tilgang til sykefraværet ditt via mobilappen - enkelt og greit.
-
Riktige påminnelser på riktig tid – med automatikk
Nå glemte du å godkjenne timelisten - igjen! Å måtte sende ut disse påminnelses-e-postene hver måned er neppe en favorittoppgave blant ledere og administratorer. Legg tid og energi i noe annet og la systemet gjøre jobben for deg! Flex HRM hjelper deg med å holde oversikt over fraværssøknader, timelister og reiseregninger som skal behandles, når det er på tide med medarbeidersamtale, når en kollegas bursdag nærmer seg, når en ansatt nærmer seg 14 dagers sykefravær - og mye mer! Du kan velge å motta påminnelsene slik det passer deg - på hjemmesiden, som en e-post eller som et pushvarsel på mobilen. Et veldig fleksibelt verktøy for et mer friksjonsfritt samarbeid og bedre kommunikasjon på jobben, ganske enkelt.
-
Glem knotete Excel-ark ved onboarding
Å gi nye kolleger en best mulig start på jobben - det føles som en selvfølge på de fleste arbeidsplasser. Med vårt smarte verktøy for digital onboarding, sørger du for at ingenting faller mellom stolene. Lag digitale oppgavelister, distribuer oppgaver til hver ansvarlige og la automatiske påminnelser gå ut for å holde oversikt over fristene dine. Unngå å ta farvel i siste øyeblikk og tidkrevende Excel-ark som må sendes frem og tilbake!
Vil du vite mer om Flex HRM og funksjonene våre for bedre kommunikasjon på jobben og en mer effektiv arbeidsdag? Les mer her.
